Bilag som kan søkes i, med tall som er kontrollert.
Skann bilagene, la tjenesten lese dem, og få beløp, datoer og KID kontrollert mot originalen før noe går videre.
Hverdagen i dag
Bilag kommer i alle formater. Bokføringsloven krever at de er lesbare i fem år, og ett feillest beløp er ett for mye.
- Skannere gir bilder uten tekst. Bildemodeller kan lese tall feil uten å si fra.
- Regnskapssystemet vil ha fakturanummer, beløp og forfall som data, ikke som bilde.
- Oppbevaringskravet gjelder originalen, i hele perioden.
Hva tjenesten gir
- Tallkontroll
- Beløp, datoer, org.nr, kontonummer og KID leses en gang til av en klassisk OCR. Avvik gir flagg med begge lesningene, og mod 11 sjekkes.
- Uttrekk fra faktura
- Fakturanummer, dato, forfall, avsender, org.nr, beløp, mva, KID og kontonummer, per dokument eller hel mappe, til CSV for norsk Excel.
- Godkjenning før eksport
- Usikre felt må godkjennes av et menneske. Ingenting sendes videre automatisk.
- Originalen beholdes
- PDF-en eller skannet lagres uendret ved siden av teksten. Søkbar PDF med tekstlag til regnskapssystemet.
- Oppbevaring etter bokføringsloven
- «Faktura: behold i 5 år, deretter varsle». Regler per type eller mappe, med logg.
- Overvåket mappe
- Skanneren lagrer rett i mappen, tjenesten tar resten. Ferdige filer flyttes til «behandlet».
Spørsmål fra regnskap og revisjon
Hvor gode er tallene?
På testsettet fant bildemodellen alle beløp, datoer, org.nr, kontonummer og KID på fakturaene, også i en utgave med lav oppløsning. Tallkontrollen er der for de gangene den ikke gjør det.
Kan vi levere til Tripletex eller Fiken?
I dag som CSV og søkbar PDF. Direkte oversending til regnskapssystem er planlagt som modul.
Hva med flere klienter?
Én mappe per klient, med tilgang per mappe. Uttrekk og oppbevaringsregler kan settes per mappe.